Destination Gotlands valg av sourcingpartner

22-08-2017

Klar for sommertrafikken med skalerbar hybridløsning

Basefarm kunde Destination Gotland logo

En kan kalle Destination Gotland for «portalen til Gotland». Når Gotlandsfergen legger til skal inntil 1500 passasjerer og 500 biler kunne forlate fergen, for så å fylles opp igjen. Alt innen 45 minutter. I høysesongen har Destination Gotland opptil 18 turer og en kapasitet på 22 000 passasjerer i løpet av et døgn. Da er det helt avgjørende at bookingsystemet fungerer som det skal.

Virksomheten er en av de viktigste forbindelsene til og fra Gotland. Fungerer ikke booking- og billettsystemet påvirkes ikke bare båttrafikken, men også store deler av samfunnet, næringslivet og turistnæringen.

Meld deg på Basefarm nyhetsbrev her

Høysesongen ble tøffere

Kundenes endrede kjøpsvaner har økt trafikken på systemet, og infrastrukturen ble det svake leddet hos selskapet – en datasenterløsning der Destination Gotland selv hadde ansvar for serverparken.

Pehr Bolin, driftssjef på Destination Gotland beskriver utfordringene selskapet sto ovenfor:

«Hvert år kjente vi at maskinene ikke strakk til i mai, juni og juli. Vi er en sesongvirksomhet og dynamikken minker hos oss hele tiden. Som rederi er vår hovedoppgave å få avgårde avganger med reisende, noe som gjør bookingsystemet til vårt mest virksomhetskritiske system.»

I 2013 bestemte Destination Gotland seg for å gjennomgå både plattform og IT-driften av bookingsystemet. Valget sto mellom å fortsette som tidligere, eller å outsource driften for første gang.

«Vi befant oss i en situasjon der vi hadde kjørt bookingsystemet ett år for lenge på det gamle Unix-systemet. Vi var ikke sikre på om vi ønsket å fortsette på Unix og vurderte å bytte til SQL og Microsoftservere», fortsetter Pehr Bolin.

«Vi innså at dersom vi skulle kjøpe nye maskiner og arbeide som tidligere, ble vi nødt til å ansette fem, seks personer. En annen viktig faktor var at vi ikke ville forlate Gotland og den serverhallen som vi var fornøyd med. Dessverre innså vi at den ikke matchet kravene vi hadde for neste generasjon av vårt bookingsystem.»

Destination Gotland innså at de parallelt med diskusjonen rundt Unix eller SQL, hadde tre alternativer for framtidig drift av booking-infrastrukturen:

  • Kjøpe nye maskiner og fortsette i samme hall
  • Kjøpe nye maskiner og bytte serverhall
  • Outsource driften av det virksomhetskritiske systemet

Fem tips for vellykket outsourcing

  • Forstå dine langsiktige behov
  • Presenter ikke løsningsforslag
  • La leverandøren lære deg å kjenne
  • Dra nytte av leverandørens erfaring
  • Ikke ha dårlig tid

1 - Forstå dine langsiktige behov:

Destination Gotland startet prosessen med å diskutere behovene med Hogia som leverte bookingsystemet, og Softtronic som utviklet applikasjonene. De var nødt til å forstå hvordan behovet endret seg.

Trenden er at flere bookinger gjøres på nett, og at flere og flere datterselskaper benytter destinationgotland.se, slik at reisende kan booke overnatting og andre aktiviteter. Med flere reisende som bestiller på nett og flere Gotlandske virksomheter som er avhengige av selskapets web funksjonalitet blir behovet annerledes. IT-avdelingen vil også raskere og enklere kunne møte behovet for utvikling fra eksempelvis markedsavdelingen og bookingen.


«Vi hadde en magefølelse på våre tekniske krav basert på egne erfaringer, og vi valgte leverandører med utgangspunkt i anbefalinger og internett».


Ettersom fleksibilitet og skalerbarhet var det viktigste kravet, ble det naturlig at tre av kandidatene i prosessen var outsourcingleverandører. Kun én av kandidatene sto for en fortsettelse av Destination Gotlands tradisjonelle arbeidsmetode med datasenter der de hadde eget ansvar for serverparken.

2 – Presenter ikke løsningsforslag

«En av de smarteste tingene vi gjorde i prosessen var å kun presentere problemet – og ingen løsningsforslag» sier Iain Robertson. «Først lot vi leverandørene forstå vår virksomhet og våre problemer, deretter lot vi dem presentere løsningsforslagene de hadde kommet frem til. Da fikk vi tydelig bevis på om de virkelig forsto virksomheten vår og hva som var virksomhetskritisk for oss».

«Jeg møtte Robert Gustavsson hos Basefarm. Vi satt og ventet på enda en person, så Robert begynte å prate og skisse litt på whiteboarden» sier Pehr Bolin.

«Jeg sa knapt noen ting, men Roberts og Basefarms bilde stemte veldig godt overens med hvordan vi tenkt. Både rent teknisk med lansering, hvordan man kunne ekspandere, hvordan øke kapasiteten på bookingsystemet utfra antall forespørsler osv. Jeg følte at Basefarm forsto vår situasjon og virksomhet.»

De satset på å outsource driften og begynte prosessen. Pehr Bolin, Driftssjef og Iain Robertson, System og IT-sjef forteller om reisen.

3 – La leverandørene lære deg å kjenne

Et viktig krav i prosessen er at leverandøren er villig til å ta seg tid til å bli kjent med din virksomhet. Leverandøren må forstå hvorfor et system er virksomhetskritisk for den potensielle kunden. Hva blir konsekvensene av et avbrudd av leveransen av tjenestene?

Vi tror at man må møtes for å få den personlige kontakten Så vårt team hos Basefarm reiste ut med båt sammen med vår gjeng for å se innsjekkingen i Nynänshamn og hva som ville skje dersom et system går ned», forteller Pehr Bolin. «Jeg tror de kjenner mer ansvar om de forstår virksomheten og kjenner oss.»

4 – Dra nytte av leverandørens erfaring

Akkurat som leverandøren må lære virksomheten din å kjenne, finnes det store muligheter for kompetanseutvikling og utvikling av nye ideer gjennom å samarbeide med leverandøren. Vi fikk flere ganger spørsmål fra Basefarm: «Har dere tenkt på at dere kan gjøre det på denne måten også?»

«Basefarm har lyttet til våre tanker og problemer, og kommet med proaktive forslag vi selv ikke har tenkt på,» forteller Pehr, «jeg kjenner til andre leverandører som ikke gjør annet enn hva kunden har sagt fra begynnelsen, så jeg er veldig positiv til at vi kan lære oss å bli bedre sammen».

«Vi hadde et eksisterende system som fungerte og kunne bygges parallelt, men noe vi lærte av Basefarm var å jobbe bedre i prosjekt. Det kjentes litt firkantet i begynnelsen og vi tenkte at det ville bli en lang prosess å komme i mål. Men da vil lærte hvordan vi skulle jobbe føltes det veldig ok. Vi kan den dag i dag dra nytte av denne måten å jobbe på.»

5 – Ha ikke dårlig tid

«Om vi ser tilbake, skulle vi ha brukt ytterligere to til tre måneder, slik at partene slapp å arbeide døgnet rundt, men vi hadde dårlig tid.

I etterkant innser vi at med noen ekstra måneder hadde vi fått med ulike parter bedre, alle hadde mulighet til å forstå hvordan prosessen ser ut og vi hadde sluppet å gjøre om enkelte ting» sier Pehr Bolin og fortsetter: «Basefarm har en prosess og maler. Vi hadde vunnet på å følge denne litt mer i detalj.»

btn-top

Resultat: Gikk fra egendriftet serverhall til hybrid løsning

I dag har Destination Gotland en teknisk løsning basert på både fysiske hardware og virtuelle servere i Basefarms skytjeneste. Dette gir Destination Gotland en kombinasjon av garantert kapasitet og fleksibilitet til å raskt skalere opp ved behov. Miljøet er bygget for å håndtere både www.destionationgotland.se samt bookingsystemet som benyttes av passasjerer og last. For best mulig løsning benyttes Windows- så vel som Linuxbaserte systemer i kombinasjon.

btn-top

Om Destination Gotland

Destination Gotland er et heleid datterselskap av Rederi AB Gotland. På oppdrag av den svenske stat driver de fergetrafikk mellom Visby, Nynänshamn og Oskarshamn. Med ett av Europas mest moderne trafikksystem transporterer de omkring 1,6 millioner passasjerer. I sommersesongen kjører de opptil 18 turer per døgn.

Destination Gotland - Basefarm kunde, nettside

btn-top

Om samarbeidet mellom Destination Gotland og Basefarm

Implementeringen startet mars 2014. Kontrakten strekker seg i førsteomgang til år 2017. Leveransen skjer i samarbeid med Softronic (utvikling), Hogia Ferry Systems (bookingsystemet Bookit) og Basefarm (drift), med en veldefinert samarbeids- og ansvarsmatrise for å opprettholde driftssikkerhet 24/7 hos Destination Gotland.

Operativsystem:

  • Windows 2012 og Red Hat Enterprise Linux (RHEL)

Databaser:

  • MSSQL 2012 (migrert fra Informix)

Øvrige applikasjoner:

  • EPiServer
  • Bookit
  • PHP
  • Apache
  • Memcache
  • MS IIS
  • F-Secure Antivirus
btn-top

Spørsmål om Destination Gotland og Basefarm?

Ta kontakt med en av våre spesialister for mer informasjon om Basefarm og Destination Gotland.

Ta kontakt for mer info om Basefarm og Destination Gotland

btn-top