En god IT-transisjon

07-08-2015
Vi er ikke maskiner, men vi jobber med maskiner. Kodene for mennesker og maskiner er ikke like, men like viktige når noe skal endres. Skal målet nås må alle være med, både mennesker og maskiner.

I denne sammenhengen er målet vekst og fleksibilitet for bedriften. På samme måte som bedriften kanskje må se etter nye, større og bedre lokaler, kan det fort bli nødvendig å se på IT-løsningene. En slik sourcingprosess kan være opprivende for det eksisterende IT-miljøet, men med riktig prosjektstyring og planlegging trenger det ikke oppleves som så dramatisk.

Med dagens IT-virkelighet har migrasjonsløpet blitt mye mer komplisert enn det tidligere var. Myriader av applikasjoner brukes av ulike avdelinger i virksomheten, tjenester bestilles eksternt og systemer løper utenpå etablerte strukturer. Når alle disse skal flyttes er det nødvendig med både innsikt og oversikt. På detaljnivå og helhetlig, både systemisk og menneskelig.

Se menneskene
Enten man skal inn- eller outsource, velger å legge alt i skyen eller går for en hybridløsning, vil en IT-transisjon ofte medføre endringer for mange. Spesielt de IT-ansatte. Det er derfor viktig å tenke på alle involverte i et prosjekt, og ikke bare IT-løsningene. Menneskene bak er nøkkelen til en hver bedrifts suksess. Menneskene bak tastaturene, og i serverrommene er også nøkkelen til en vellykket og smertefri outsourcingsprosess.

Derfor er det essensielt at menneskene blir involvert så tidlig som mulig, og så mye som mulig. Skal en slik IT-transisjon gi ønsket resultat til best mulig pris er internpersonellets kompetanse og innsikt i eksisterende systemer en nøkkelfaktor. Erfaring viser at det er forskjell på teoretisk dokumentasjon og daglig kutyme. Erfaring viser også at IT-transisjonsprosjekter som ikke involverer eksisterende personell tar uforholdsmessig mye mer tid, og blir betraktelig dyrere enn prosjekter hvor medarbeidere involveres tidlig i prosessen.

Full oversikt
De aller fleste vil gjerne jobbe som de alltid har gjort. Forandring fryder ikke alltid. Endringene som er nødvendig for vekst, innovasjon og fleksibilitet trenger allikevel ikke preges av store voksesmerter. Helhetlig oversikt og kontroll er essensielt i prosjektlederrollen noe som betyr at det ikke alltid er god idé å selge ut deler av et IT-transisjonsprosjekt til underleverandører.

I et IT-transisjonsprosjekt vil alltid kommunikasjon med menneskene være startpunkt. En rekke spørsmål skal besvares, ønsker og årsaker skal kartlegges. I startfasen av prosjektet er det spesielt viktig å nøyaktig avdekke hvorfor IT-transisjonen gjøres og hvilke resultater man ønsker. Videre må nåværende situasjon, tilbud og ressurser kartlegges.

Teori mot praksis
I neste fase, som Basefarm kaller «Interim Service Delivery» driftes systemene på nåværende plattformer, side om side med nåværende personell. Denne fasen viser seg ofte å være en svært nyttig innsiktsgiver, da det som nevnt gjerne er forskjell på teoretisk dokumentasjon og daglig kutyme. I tillegg til systemisk forståelse gir denne fasen uvurderlig kunnskap om eksisterende personell og deres kompetanse.
Nok en gang understreker dette viktigheten av tidlig involvering. Kunnskap og forhold som etableres på dette stadiet har mer enn en gang ført til at nøkkelpersonell med nødvendig spisskompetanse blitt værende i prosjektet.

Helhet og detaljer
Det er essensielt å se helheten, og sørge for at alle små prosesser snakker sammen for å nå det overordnede målet. Mange ganger skal driften av nye systemer settes ut, og ofte vil internt personell ønske seg ut etter, eller i en IT-transisjonsprosess. Ved å se menneskene bak prosessene kan det iverksettes mer eller mindre rene HR-prosjekter for å sluse disse til riktig sted. Enten det er i egen bedrift eller kommende driftsselskap.

Når så systemer skal migreres kommer den opparbeidede innsikten virkelig til sin rett. Som nevnt innledningsvis er dagens migrasjonsprosesser svært komplekse. Ofte blir de unødvendig komplekse fordi man ikke har full nøkkelinnsikt over IT-tjenestene. Gjennom den illustrerte fremgangsmåten minimaliseres denne risikoen.

Lang og bred erfaring med systemdrift gir nyttig innsikt og oversikt over hvordan et ferdig utrullet systemlandskap skal se ut.

Korrekt dokumentasjon og gjennomsiktig systemoppbygging fører igjen til enklere og mer kostnadseffektiv drift i ettertid og ved fremtidige endringer blir de rimeligere å gjennomføre.

Fra A, hele veien til Å
Gjennom kommunikasjon, ikke bare med IT-personell, men også sluttbrukere vet vi at systemer og applikasjoner er der for funksjonalitet og virksomhetsdrift. 

Alle prosjekter vil ha barnesykdommer. Gjennom det Basefarm kaller «Steady State Service Delivery» er hjelpen nær når disse bryter ut ved at man benytter personell i driftsteamet som har vært nøkkelpersoner i prosjektet.

Fungerer systemene i produksjon? Gjennom akseptansetester kan man se at systemene virker, men gjennom realistisk testing i produksjon ser man om teorien samsvarer med virkeligheten.

Et suksessrikt IT-transisjonsprosjekt ender som regel med tjenesteleveranser hvor man ikke lenger er avhengig at kun enkeltmennesker sitter på nøkkelkompetansen.

Jan Aril Sigvartsen, Head of Consultants, Basefarm

Ønsker du mer informasjon om IT-transisjon?

Vil du vite mer? Ta kontakt med Jan Aril Sigvartsen, Head of Consultants, Basefarm.

btn-top