Digitale werkplekinnovatie gemeenten | Herziening van het applicatielandschap

15 apr 2024

De weg naar een toekomstbestendige werkplek binnen gemeenten heeft een flinke impact, waarbij adoptie, innovatie en organisatiedoelstellingen samenkomen. Daarom hebben we bij Orange Business het 7-stappenmodel ontwikkeld. In deze blog gaan we dieper in op de derde stap van dit model: de herziening van het applicatielandschap.

Binnen de klassieke werkplek

In de klassieke werkplek dicteren de applicaties hoe de werkplek eruitziet. De applicaties moeten functioneren – los van elkaar of in combinatie. Dit betekent dat je aan allerlei voorwaarden moet voldoen. Sommige applicaties moet je bedienen met een muis en toetsenbord, andere met een touchscreen. Je moet ervoor zorgen dat de juiste netwerkverbindingen beschikbaar zijn, de juiste plug-ins zijn geïnstalleerd, en zo zijn er allerlei verschillende eisen die verschillende applicaties stellen. Als gevolg hiervan – zeker bij gemeentes, die over het algemeen met veel applicaties werken – moet je rekening houden met een lange lijst van eisen en conflicten zien te voorkomen.

De moderne werkplek

De moderne werkplek werkt heel anders. Daarbij gaan we ervan uit dat applicaties autonoom functioneren. Als je ze opent op een smartphone, zie je een scherm dat goed te bedienen is met een touchscreen en perfect past bij het formaat van een smartphone. En als je ze opent op een laptop, zie je een groter scherm dat ook qua verhoudingen helemaal klopt en dat je prettig kunt bedienen met een muis en toetsenbord. Het maakt niet uit of je op het eigen netwerk van de organisatie zit of via internet werkt. Het maakt ook niet zo veel uit wat er allemaal nog meer geïnstalleerd is op die werkplek. De applicatie werkt gewoon, los van de context waarin deze is opgestart.

Van een klassieke naar een moderne omgeving

Wanneer je de overstap maakt van een klassieke naar een moderne omgeving, vervang je idealiter alle oude applicaties door moderne varianten. Dat is voor gemeenten op dit moment echter niet realistisch. Veel kernsystemen zijn nog niet gemoderniseerd en hiermee zijn allerlei afhankelijkheden gemoeid. Daarom moeten we in deze stap een aantal maatregelen nemen om het applicatielandschap gereed te maken voor de overgang.

Moderne patch- en releasemanagementtool

Om te beginnen heb je een tool of methode nodig om applicaties te kunnen installeren op alle verschillende soorten werkplekken. Dit installatiemechanisme moet zelf ook een moderne applicatie zijn, zodat het kan werken op moderne werkplekken. Tegelijkertijd wil je dat deze zelfde tool ook nog klassieke applicaties kan installeren daar waar de klassieke werkplekwetten nog van toepassing zijn. Kortom, je moet één enkel applicatie-installatiemechanisme hebben die beide omgevingen aankan. Dit noemen we een patch- en releasemanagementtool. Het is een tool waarmee je verschillende versies van applicaties kunt installeren, bijhouden en up-to-date houden. De eerste voorwaarde voor een toekomstbestendige digitale werkplek is dus het vervangen van het oude applicatieplatform door een moderne patch- en releasemanagementtool.

Mogelijkheden voor flexibiliteit

Als we aan deze eerste voorwaarde hebben voldaan, kunnen we applicaties op allerlei soorten werkplekken installeren en ze up-to-date houden. Dat betekent echter nog niet automatisch dat die applicaties overal kunnen werken. Veel van die klassieke applicaties hebben namelijk specifieke eisen waaraan ze moeten voldoen. Gelukkig zijn er tal van oplossingen die dit probleem kunnen verhelpen, variërend van minder elegante tot elegante oplossingen. De minder elegante oplossingen maken eigenlijk de werkplek weer een beetje klassiek, zoals het installeren van een VPN-client, waardoor de werkplek weer afhankelijk wordt van een lokaal netwerk. Een elegantere aanpak is om dit geïsoleerd te doen, specifiek gericht op die paar applicaties die dat nodig hebben. Met een micro-VPN heeft elke applicatie zijn eigen tunnel met toegang tot de vereiste systemen. Dit kan via virtualisatietechnologieën, door een soort afgescheiden 'bubbel' te creëren waarin de applicatie leeft, maar ook vanuit het datacenter of de cloud. Oplossingen zoals Azure Virtual Desktop of Windows 365 Cloud PC bieden gehoste oplossingen vanuit de cloud, waarmee werkplekken of applicaties kunnen worden aangeboden die volledig voldoen aan de vereisten van de applicatie. Zo kan de applicatie worden afgeleverd en functioneren binnen de werkplekomgeving van de medewerker zonder dat de hele werkplek weer een klassiek karakter krijgt.

De impact op medewerkers

Wanneer je alle applicaties bent langsgegaan, zie je een gemengde situatie ontstaan. Sommige applicaties zijn al helemaal gemoderniseerd. Voor andere applicaties zijn mogelijk kleine aanpassingen nodig, zoals het implementeren van de genoemde micro-VPN-oplossing. En dan heb je nog de wat complexere gevallen, waarvoor bijvoorbeeld een virtuele werkplek vanuit de cloud nodig is. Deze situatie heeft natuurlijk impact op de medewerkers. Zij moeten wennen aan het feit dat sommige applicaties anders benaderd moeten worden of anders functioneren.

De impact op de organisatie

Vanuit organisatorisch perspectief kan het ook invloed hebben op de beschikbaarheid van applicaties. Deze zijn in deze situatie vaak afhankelijk van internetverbindingen. En dan is er natuurlijk nog de kostencomponent. Aan de ene kant levert deze beweging vaak kostenbesparingen op. Veel gemeentes gebruiken momenteel klassieke oplossingen, zoals Citrix, om alle applicaties draaiende te houden en toch flexibiliteit te behouden in wanneer en waar ze werken. Deze zullen in een moderne werkplek veel minder nodig zijn. Zo kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van Azure Virtual Desktop, waarvoor geen extra licentiekosten nodig zijn omdat ze zijn inbegrepen in de Microsoft 365-bundels, terwijl het verbruik van cloudresources wel in rekening wordt gebracht.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe je zo efficiënt en succesvol mogelijk komt tot een flexibele, moderne werkplek die helemaal past bij jouw gemeente? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag verder.

Neem contact met ons op