Övervinn e-poststressen

20-02-2013

Under min tid på Ericsson höll jag ett antal presentationer i ämnet "E-mail, stress och hur man kan hantera hundratals nya mail om dagen", och implementerade själv en metod som jag gillade. Jag har normalt en helt tom inbox här på Basefarm. (Och nej, det räknas inte att gömma alla nya mail i en separat mapp!)

Metoden som jag använder är The Four D’s. (Se t.ex. en mycket bra artikel här:
http://www.microsoft.com/atwork/productivity/email.aspx#fbid=Fpj5lWnkRNt. En annan artikel om samma ämne.)

Den går ut på att man går igenom inboxen, uppifrån och ner, och ställer nedanstående frågor för vart och ett av mailen:

  1. Delete it
    Innehåller mailet info du kommer behöva inom 6 månader? Kan du hitta informationen någon annan stans? Om ej, ta bort det! Innehåller det viktig eller användbar info kan man i stället arkivera det.

  2. Do it
    Går det att utföra på mindre än 2 minuter? Gör det direkt. (Ta sen bort det!)

  3. Delegate it
    Om det inte går att utföra på 2 minuter, går det att delegera till någon? (Ta bort det ur inboxen efter du skickat det. En fiffig funktion som finns i Outlook är att sätta follow-up-flaggan vilken hjälper dig att hålla koll. Mailet finns kvar i "Skickat"-mappen)

  4. Defer it
    Sätt upp det på en att-göra-lista, eller flagga det med follow-up och lägg det i en "Deferred"-mapp

Enligt Microsoft kan (enligt länken i artikeln ovan)
50% av alla mail kan raderas eller arkiveras
30% av alla mail kan delegeras eller hanteras inom två minuter
20% kan sättas till att-göra-listan eller kalendern

Jag en stor fan av att sätta upp regler för automatisk taggning av de mail som kommer in. Förr var det inne att sortera in alla mail i mappar, men den senaste trenden är att tagga alla mail med kategorier och behålla dem i inkorgen, så de är enkelt sökbara, och bara hantera olästa mail. Är ett mail läst skall det ha hanterats och kan glömmas bort. Du kan således byta ut "ta bort" mot "markera som läst" i stegen ovan om du vill vara trendig.

Man kan också använda regler för att färglägga mailen för att få en enkel överblick, t.ex. brukar jag göra så här: mail där jag bara är kopierad visas i grått, mail från chefen blir röda, gruppmail är gröna, privata mail blir blå, och övriga svarta.

Ett sista tips - jag ser till att aldrig radera eller rensa min Skickat-mapp. På så vis kan jag alltid ha spårbarhet på alla mail jag hanterat.

Lycka till!